Munkaköri alapok
Sokan azt gondolják, hogy munkaköri leírásra nincs szükség, vagy hogy az egy elavult dolog.
Valóban, semmit sem ér, sőt káros a rosszul összeállított munkaköri leírás. Viszont ha jól készítik el, akkor az, számos helyen van pozitív hatással a cég eredményeire, működésére.
A munkakörök hiánya, a káosz előszobája.
A munkakörök megfogalmazása és ismerete nélkül, sem a dolgozók nem látják át, hogy mit várnak tőlük, sem a vezetők nem képesek összehangolni a különböző funkciót betöltő emberek munkáját.
A legtöbb kisvállalkozásban, elmosódnak a határok a különböző funkciók, feladatok, folyamatok elvégzésében.
Ez olyan zavarokhoz vezet, amelyek működési és munkatársi problémákat okoznak.
A működési és munkatársi problémák nagy része az információ és összehangolás hiányosságaiból fakad.
A dolgozók, megfelelő információ és elvárások hiányában nem pontosan azt csinálják, amit célszerű lenne, kellene, hanem amit megszoktak, amit gondolnak, vagy amit mások mondanak nekik.
Káosz a fejekben
A másik fő probléma, ami a munkakörök hiányából fakad, a dolgozót érinti elsősorban, ami aztán kihat a teljesítményére, az nem más, mint hogy káosz van a fejében a feladatait illetően. Gyakran teljesen eltérő feladatokat kell végezni, amelyek nem egyféle folyamathoz tartoznak, hanem nagyon eltérő funkciók részterületei. Ennek az a hátránya, hogy nagyon eltérő képességet igényelnek, és nagyon eltérő körülmények kellenek a végrehajtáshoz.
Amikor olyan feladatok vannak valakinél, amelyek egy része csendet, nyugalmat, gondolkodást, megzavarásmentes környezetet igényel és egy másik feladata elvégzéséhez bármikor megzavarhatják, akkor a feladatvégzés hatékonysága alacsony lesz. Hibázni fog, feszült, ideges lesz ettől. Vagy ha egyszerűen csak olyan helyen végzi a munkáját, ahol a külső körülmények nehezítik az nyugalmat igénylő munkavégzést, mert egy zajos helyen van, akkor ugyan ezek lesznek a következmények.
A munkakörök létrehozása abban segít, hogy az hasonló képességeket és körülményeket igénylő feladatokat jól lehessen csoportosítani.
Ezzel a vezető, hatékonyabb munkavégzést biztosító szervezést tud megvalósítani.
Így nem lesz kiszolgáltatva a működés a személyes képességeknek, könnyebben helyettesíthető munkaköröket lehet létrehozni, megfogalmazni.
Át lehet szervezni a folyamatok részeinek elvégzését, a praktikus kivitelezés érdekében.
A munkakörök a legkisebb személytelen egységek a cégben, amelyekhez embereket lehet rendelni.
Ez azért fontos, mert így inkább rendszerfüggő és kevésbé személyfüggő a megközelítés.
A munkakörök pontos megfogalmazását a munkaköri leírások támogatják.