Működési problémák csökkentésére gyakorolt hatás!
A működési problémákat az okozza, hogy az eredmény létfontosságú feltételei közül valami nem megfelelő, vagy teljesen hiányzik.
Elvárás – Az elvárás, az eredmény első számú feltétele. Az eredményt alapvetően határozza meg, az elvárás milyensége. Milyen eredményre számít, aki nem támaszt egyértelmű, teljesíthető elvárásokat? Hogyan tud egy dolgozó felelősséggel elvállalni egy munkakört, ha nem ismeri a hozzá kapcsolódó elvárásokat?
A munkaköri leírás biztosítja a dolgozók felé támasztott elvárásokat. Tehát hozzájárul a működési problémák megelőzéséhez, csökkentéséhez, vagy akár megszüntetéséhez. A dolgozó képben lesz azzal mit kell tennie.
Körülmények – Ha biztosítják az elvárt eredményhez szükséges feltételeket, akkor létrejöhet az elvárt eredmény. Ha nem, akkor nem tud az létrejönni, amit elvárnak. Akkor csak valami más keletkezhet, nem az amit elvártak. Ha valahol nem az jön létre aminek kell, akkor az zavart fog okozni máshol.
Képesség – Ha nem tudják mit várnak el, milyen körülmények szükségesek az elvárt eredményhez, akkor nem lehet megmondani milyen emberi képességre van szükség a feladat elvégzéséhez. Tehát akár olyan ember is kaphat feladatot, aki képtelen elvégezni azt, az elvárt eredmény létrehozásához szükséges módon. Ez ismét zavarokat okoz a működésben. Valahol számítanak az eredményre, a feladat elvégzésére, de az nem, vagy nem megfelelő módon történik. Hibát fog okozni. A hibát valakinek ki kell javítani.
A hiba kijavítása időbe, pénzbe, többlet erőfeszítésbe, energiába kerül. Több egységnyi ráfordítás kell, egy egységnyi eredményhez.
Munkatársi problémák csökkentésére gyakorolt hatás
A munkatársi problémák több forrásból fakadnak.
Az egyik munkatársi problémacsoport, magából a munkavégzésből fakad. (A másik az emberek személyiségéből.)
Emberi konfliktusok alakulnak ki a következők miatt:
- ha szakmailag nem értenek egyet emberek – ugyanarról a dologról másként gondolkodnak.
- ha valaki, akadályoz valaki mást a munkavégzésben – nem jól adja át az általa elvégzett feladatot, nem adja át, nem jót ad át hanem hibásat, stb.
- ha valaki, nem járul hozzá kellő mértékben, a csoport teljesítményéhez
- ha valaki után, javítani, magyarázkodni, “takarítani” kell, mert nem lehet számítani rá
Szükség van arra, hogy a dolgozók szakmai egyetértésben végezzék, az együttműködést igénylő feladatokat!
Szükség van arra, hogy mindenki elvégezze a saját feladatát, és elérje a tőle elvárt eredményeket, hogy számíthassanak rá!
Ehhez az egymáshoz kapcsolódó munkakörökben, az érintetteknek tudniuk kell, kinek milyen szerepe van, milyen elvárások vannak támasztva az egymáshoz kapcsolódó munkafolyamatoknál.
A jól elkészített munkaköri leírások lehetővé teszik, az ilyen típusú munkatársi problémák megelőzését, enyhítését, megoldását.
Ahol nincsenek írásban rögzített elvárások, ott soha nem lesz vége azoknak a munkatársi problémáknak, amelyek a szabályozatlanság miatt keletkeznek!
Hatékonyságnövelésre gyakorolt hatás
A hatékonyságnövelést két irányból támogatja a megfelelő munkaköri leírás
1, Költségek csökkentése
A hibák, késedelmes teljesítés többlet költségekbe kerül. Ahol le tudják szorítani az ezekből fakadó károkat, ott megtakarítást érnek el. Ezzel lefaragnak a jelenlegi költségekből.
Az így felszabaduló eredménytöbblet, egyes esetekben, a veszteséges, vagy nullszaldó körüli működést, felemeli a nyereséges tartományba.
Ahol ez előtt is nyereségesek voltak, ott jelentős többlet nyereség keletkezik, hiszen a költségeket már korábban kitermelték.
2, Eredmények javítása
Ahol megfelelő munkaköri leírások készülnek, ott
- javul a munkaidő kihasználtság – minimum 30%-kal, de többször értünk már el, 60% dolgozói és ezáltal céges hatékonyságnövekedést is.
- ez miatt több feladatot látnak el
- ami több eredményt hoz
Ha nem jó az elvárás, vagyis a munkaköri leírás, akkor a hibás eredményt fogják növekvő mennyiségben előállítani.
A munkaköri leírásokkal csökkenteni lehet a költségeket és növelni lehet az eredményt.
