Irányválasztás 4 – Működés javítása

A működés javítását, többféle nézetben is érdemes megvizsgálni, hogy minél hatékonyabb kezelési sorrendet alakítsunk ki. 

1, nézet – rendszer vagy ember

A működés javítását, inkább a rendszerek működésének fejlesztésével, vagy dolgozók munkavégzésének és készségeinek megváltoztatásával érdemes kezdeni?

Itt az a szabály, hogy hacsak nincs kirívó munkavállalói probléma, akkor először a rendszer működési módján javítunk és utána avatkozunk be a dolgozók munkavállalói életébe. 
Ez akkor történhet párhuzamosan, ha az összes összefüggést és következményt ismerjük, olyan sorrendre vonatkozó döntéseket tudunk hozni, hogy a különböző beavatkozásoknak minél kisebb káros hatása legyen.
Pl. Ha fejleszteni kell a rendszert, s közben a dolgozók munkavégzésébe annyira beavatkozunk, hogy ez miatt valaki elmegy, aki jobb lenne ha maradna, akkor megakad a fejlesztés, mert nem lesz kivel elvégeztetni a változtatásokat.

Persze lehet, hogy valakit nem érdemes ott tartani, de jobb lenne, ha kontrollált és tervezett módon történne a távozása.
Sokszor szidnak a vezetők gyengébb teljesítményű embereket, de amikor saját döntésükből váratlanul felmondanak, akkor a feladatok átvétele és a helyettesítésük okoz némi riadalmat, zűrzavart.

2, nézet – probléma megszüntetés, vagy rendszerszintű fejlesztés

Ha nincsenek akkut működési problémák, de van amivel érdemes lenne azelőtt foglalkozni, mielőtt valamilyen rendszer szintű megoldásba kezdenénk, akkor érdemes ezzel kezdeni:
 Működési problémák megszüntetése

A rendszerszintű fejlesztésnél, jobb ha minél kevesebb problémát kell menet közben kezelni, mert az nagyon lelassítja a haladást.
Ez főleg akkor kockázatos, ha külső szakértői segítség nélkül akarnak rendszerszintű fejlesztéseket végezni, meglévő működési problémák mellett.
Tanácsadási folyamatban ez történhet párhuzamosan, ha van elegendő erőforrás és idő, mert megvan a rutin arra, hogy menet közben fejlesztési üzemmódot váltsunk.

Ha nem kell problémák megszüntetésével foglalkozni, akkor lehet rendszerszintű fejlesztést végezni.

3, nézet – milyen szinten akarunk fejleszteni

A rendszerszintű fejlesztés leggyakoribb szintjei

3.1, folyamat szintű – ezt mindig kell végezni a magasabb szintű fejlesztéseken belül, külön akkor érdemes választani, ha a konkrét folyamatok javítása elegendő a működés jobbá tételéhez

• értékteremtő és ezt szorosan kiegészítő folyamatok pl. beszerzés
• napi működést támogató háttér folyamatok – pl. raktározás, back office, üzemeltetés
• egyéb cégműködési funkciók speciális folyamatai- pl. érdeklődő szerzés, eladás / értékesítés, munkaerő felvétel, elbocsátás
• fejlesztési folyamatok – jellemzően fejlesztési projekteken belül történik, ami valamilyen magasabb szinten történik

3.2, munkakör szintű – ezt akkor érdemes választani, ha vagy nincs megfelelő tudás a magasabb szintű fejlesztésekhez, vagy konkrét munkakörök fejlesztésével érdemi javulás érhető el – Munkakör fejlesztés

3.3, részleg, vagy csoport szintű – ezt akkor érdemes választani, ha a munkakör szintű fejlesztés várhatóan nem lesz elég, mert

• komplett csoport belső működésébe be kell avatkozni, esetleg a csoport vezetőjének személyében változás van, vagy várható
• más csoportokkal történő együttműködéssel problémák vannak
• jól látható, hogy hiányzó, vagy alul működő funkciók vannak a cégben – marketing, értékesítés, raktár, pénzügy, HR, stb.

A részlegszintű fejlesztés kihívását az adja, hogy az mellett, hogy a “Rendszerépítés alapok” és “Rendszer elemek” általános ismeretén túl, az adott funkcióhoz tartozó speciális szakmai sajátosságokat, a cég egyediségével együtt kell figyelembe venni a beavatkozások során.

3.4, cégszintű – ezt akkor érdemes választani, ha

• olyan alapvető rendszerek, amelyek az egész cég működésére hatással vannak, nem jól működnek
• a szervezet teljes működését át akarják vizsgálni és várhatóan több helyen kell majd beavatkozni
• a szervezeti felépítésen változtatni kell
• a cég kultúra alapvető változására van szükség

Mielőtt valaki olyan méretű rendszer fejlesztésébe kezd, mint a részleg vagy cégszintű rendszerek, érdemes megismerkednie a “Rendszerépítés – alapok” tanfolyam tudnivalóival, “Rendszerépítés – rendszerelemek” sajátosságaival.

Konkrét részlegek működésének javításán vagy cégszintű rendszerek fejlesztésében gondolkodsz

Funkcionális részlegek működésének fejlesztése, cégre szabva

• értékesítési rendszer kialakítása, értékesítők fejlesztése
• marketing rendszer mesterterv alapján marketing célok és stratégia kialakítása
• pénzügyi rendszer kialakítása
• beszerzési rendszer standardizálása
• raktározási rendszer kialakítása
• HR rendszerek továbbfejlesztése

Cégszintű rendszerek fejlesztése, cégre szabva

• értékteremtő folyamat fejlesztése, finomhangolása, szűk keresztmetszetek megszüntetése
• működési kézikönyv elkészítése
• információ ellátási és áramlási rendszer szabályozása, email kezelés egységesítése
• iratkezelési rendszer kialakítása
• digitalizációra felkészítés – digitális dokumentumkezelés,  CRM, feladatkezelő, ügyviteli, kereskedelmi, integrált vállalatirányítási rendszer – kiválasztásához működés standardizálása, funkciók meghatározása, cégre szabás, szoftver bevezetés támogatás

Ha biztosra akarsz menni, nem akarsz kísérletezni, időt veszíteni, akkor küldj üzenetet!