Így használd KKV. cégvezetőként a KPI-okat, a gyakorlatban

Kulcs teljesítménymutatók.

A mérés önmagában még nem biztos, hogy teljesítmény vagy egyéb javító hatással jár, viszont mérés nélkül nem tudjuk, hol, milyen beavatkozásra van szükség, a teljesítmény javítása érdekében.

Fontosak a KPI mutatók, de önmagában a KPI-ok mérése nem lesz elég ahhoz, hogy egy cég jobban működjön.

Azért fontos, mert

1. a teljesítmény fontos, mert abból lesznek részeredmények, amikből összeadódik az eredmény
2. a teljesítménymutatók mérésének és az érintettekkel történő ismertetés hatására, némileg megemelkedik a teljesítmény
3. a teljesítmény tudatos növelésébe tudunk közvetlenül beavatkozni – talán ez a tényező a legfontosabb a KPI kimutatása szempontjából

De

1. a teljesítmény önmagában nem mutat eleget, mellette ki kell mutatni az erőforrás ráfordítás és az elért eredmény mértékét is – ezek a hatékonyság kimutatásához kellenek, ezek nélkül lehet, hogy
   1. növekszik a teljesítmény, de romlik a hatékonyság
   2. csökken a teljesítmény, miközben nő a hatékonyság
2. a kimutatás hatására történő teljesítmény növekedés mértéke, két dologtól fog függeni
   1. az érintett dolgozók számára, mennyire lesz kínos, a saját teljesítményük számszerűsített adatainak láthatósága
   2. mennyit tesz lehetővé a meglévő kapacitás – a mérés eredményétől még önmagában semmi nem lesz szebb, jobb, senki sem lesz képzettebb, okosabb
3. a teljesítmény növeléséhez, biztosítani kell azokat a feltételeket amelyek szükségesek hozzá – ehhez meg kell érteni, mi az ami hiányzik, mi okozza a hibákat, a teljesítménycsökkenést, mi nem elég hatékony, mi szabályozatlan, miben nem tartják be a legjobb módszert

A teljesítmény komplex

Az elszigetelt teljesítménymérés és a javításra irányuló intézkedések, önmagukban is lehetnek javító hatásúak, de ennek mértéke eltörpül amellett, mint amikor az összes érintett részt együtt, összefüggésében kezeljük.

Összefüggő részek

Az összefüggéseket kétféleképpen értelmezhetjük

• egy nagyobb rendszeren belül, kisebb részek vannak, amin belül még kisebbek… – cég → részleg → munkakör → feladat …
• egy vállalkozás, hasonló szintű, de eltérő funkciójú részekből áll – érdeklődő szerzés, eladás, kiszolgálás, beszerzés, működtetés, pénzügy, cégvezetés …

A cég funkcionális részekből épül fel.
A funkcionális részeknek, részlegeknek, egymással együttműködve kellene dolgozniuk.
Hasonló szintűek, nagyon eltérő szereppel, céllal, tevékenységgel.

A részlegek munkakörökből épülnek fel.
A munkakörök szintén eltérő szereppel, céllal, tevékenységgel jellemezhetők.

Ezeken kívül és belül is vannak folyamatok, projektek, és ezeket is kiszolgáló rendszerek.

Az egész, a részeken keresztül érthető meg és beavatkozni is ezeken keresztül lehet.

A cégek fő funkciói hasonlóak, de mégis nagyon egyediek,
ezért nem lehet konzerv KPI-okat használni.
Cégre kell szabni.

Az egyes részek teljesítménye direkt hatással lesz minden, azzal közvetlen kapcsolatban lévő részre.
Pl. A beszerzés a raktárra, pénzügyre, értékesítésre fejthet ki direkt hatást.

Nagyon eltérő jellegű KPI-ok

Az előzőek alapján, ahhoz, hogy a vállalkozás kulcs teljesítmény mutatóit meg tudjuk határozni, a következő szinteken kell tudnunk KPI-okat meghatározni

• folyamat
• projekt
• munkakör
• részleg
• cég szintű rendszer

Ezek más-más jellegű adatok lesznek.

Ezen kívül, ott vannak a funkcionalitás szempontjából nagyon eltérő szempontok.
A marketingnek biztosan mást kell mérni, mint a HR-nek, …

Mindig konkrét területben kell gondolkodnunk és szem előtt kell tartanunk, az összefüggő területeket is.
Az elhatárolás a KPI-ok meghatározása szempontjából szükséges, a cég szintű teljesítménynövelés szempontjából káros.

Téged érdekel, hogyan lehet egy cég összteljesítményén javítani?

Egy gyártással foglalkozó KKV. cég szintű teljesítményét 71%-al javítottuk a következő szezonra.

Ezzel 700 MFt-ról, 1.200 MFt-ra emelkedett az árbevétel.
A nyereség több mint 10x nagyobb lett ezáltal.

Ezt úgy értük el, hogy a cégen belül több helyen, a funkcionális részlegek, munkakörök, folyamatok, cég szintű rendszerek, sőt még egyes dolgozók egyéni teljesítményét is javítottuk.

A módszer nem csak gyártó cégeknél alkalmazható, hanem kereskedő és szolgáltatással foglalkozó vállalkozások, teljesítmény növekedésének kiváltására is alkalmas.
Cégre kell szabni a KPI és egyéb mutatók kialakítását.

KKV. cég szintű teljesítménynövelés, KPI-ok használatával
– esettanulmány –